Penerapan teknologi digital kini mulai merambah ke sektor lembaga nirlaba keagamaan guna mendorong transparansi dan akuntabilitas. Menyadari pentingnya hal tersebut, tim dosen dan mahasiswa dari Universitas Gunadarma sukses mengimplementasikan aplikasi cerdas ASSET-SMISS (Asset Management Information System) di Yayasan Madinatul Qur’an Al-Amri, Kabupaten Bogor.
Program pengabdian masyarakat ini didanai sepenuhnya oleh Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi melalui skema Pemberdayaan Kemitraan Masyarakat. Langkah ini menjadi solusi konkret atas permasalahan tata kelola sarana dan prasarana yang selama ini dihadapi oleh yayasan pengelola santri tahfidz dan PAUD tersebut.
Sebelumnya, Yayasan Madinatul Qur’an Al-Amri mengelola data inventaris secara konvensional menggunakan kertas. Metode manual ini memicu berbagai kendala, mulai dari lambatnya pencatatan, risiko hilangnya riwayat aset saat pergantian pengurus, hingga ketidakjelasan status barang antara wakaf, hibah, dan operasional rutin. Akibatnya, penyusunan laporan untuk donatur sering kali terhambat.
Menjawab tantangan tersebut, aplikasi berbasis cloud ASSET-SMISS dihadirkan. Sistem inovatif ini menggunakan label QR-Code yang ditempelkan pada setiap aset fisik. Pengurus yayasan kini hanya perlu memindai kode tersebut menggunakan kamera ponsel pintar untuk melacak keberadaan barang, memproses sirkulasi peminjaman, serta memantau jadwal perawatan berkala melalui fitur pengingat otomatis.
Hasil dari digitalisasi ini terbukti sangat signifikan. Waktu pendataan satu unit aset yang sebelumnya membutuhkan waktu 30 hingga 60 menit, kini dapat diselesaikan dalam waktu kurang dari 5 menit saja. Selain itu, tingkat akurasi inventarisasi melonjak tajam hingga 95 persen, yang berkontribusi meningkatkan efisiensi manajemen yayasan secara keseluruhan dari yang semula hanya 20 persen menjadi 85 persen.
Ketua Pelaksana Hibah, Izzani Ulfi, menegaskan bahwa ASSET-SMISS bukan sekadar alat digitalisasi data, melainkan instrumen penting untuk membangun kepercayaan publik. Melalui pemisahan yang jelas antara barang wakaf dan aset operasional, yayasan dapat menjaga amanah para donatur secara optimal dan profesional.
